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Politique / Policy

Version 18 novembre 2025 · La version française prévaut

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 18 novembre 2025
La version française prévaut en cas de divergence avec la traduction anglaise.

La présente politique décrit la manière dont media-k.it traite les données personnelles dans le cadre :

  • de la consultation des sites https://media-k.it et https://app.media-k.it ;
  • de l’utilisation de la plateforme SaaS media-k.it par des clients professionnels.

1. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT ?

media-k.it
Entreprise individuelle
17 rue Lucien-Sampaix, 75010 Paris – France
SIREN : 848 912 325
SIRET : 848 912 325 00026
RCS : 848 912 325 R.C.S. Paris
Contact : contact@media-k.it

2. À QUI S’APPLIQUE CETTE POLITIQUE ?

  • contacts professionnels (clients, prospects, partenaires) ;
  • Utilisateurs disposant d’un accès au Compte d’une organisation cliente ;
  • visiteurs des sites media-k.it et app.media-k.it.

La plateforme est conçue pour une utilisation 100 % B2B. Pour les Participants (exposants, sponsors, speakers, etc.) activés via la plateforme, media-k.it agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Client, qui demeure responsable de ses propres traitements.

3. QUELLES CATÉGORIES DE DONNÉES SONT TRAITÉES ?

3.1. Données des contacts et Utilisateurs

  • Identification et contact : nom, prénom, email professionnel, fonction, organisation, langue préférée.
  • Compte : identifiant (email), mot de passe chiffré, paramètres de profil.
  • Relation commerciale : échanges, demandes de démonstration, informations sur l’organisation cliente, notes internes.

3.2. Données liées aux Événements et à la plateforme

  • informations d’organisation / Événements (nom, type, templates de visuels, modèles de messages, paramétrages, liens) ;
  • données Participants : par défaut, informations liées à l’organisation (société, numéro de stand, type de participation, codes d’invitation). La configuration standard n’implique pas la collecte d’adresses email ou de noms de personnes, sauf choix du Client ;
  • statistiques d’usage : Activations, générations et téléchargements de visuels, formats utilisés, Participants actifs, exports CSV.

3.3. Données techniques de navigation

  • informations sur l’équipement et le navigateur ;
  • données de connexion et de journalisation (date, heure, pages consultées, identifiant de session, adresse IP tronquée ou pseudonymisée lorsque c’est activé) ;
  • cookies ou traceurs strictement nécessaires (voir section 10).

3.4. Données de facturation (si applicable)

  • raison sociale, adresse de facturation, pays, numéro de TVA, historique des factures ;
  • informations de paiement (hors données complètes de carte bancaire, gérées par le prestataire de paiement).

4. FINALITÉS ET BASES LÉGALES

4.1. Fourniture de la plateforme et exécution du contrat

Création des Comptes, accès aux fonctionnalités, gestion du support.
Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b RGPD).

4.2. Gestion de la relation commerciale et facturation

Suivi des clients/prospects, devis, facturation, paiements.
Bases légales : exécution du contrat et respect d’obligations légales (comptabilité, fiscalité).

4.3. Amélioration de la plateforme et statistiques

Analyse d’usage, amélioration de l’ergonomie et des fonctionnalités, statistiques agrégées (Activations par Événement, formats les plus utilisés).
Base légale : intérêt légitime de media-k.it à améliorer ses services.

4.4. Communication B2B et prospection professionnelle

Réponse aux demandes, envoi d’informations produit, invitations à des démos.
Base légale : intérêt légitime de media-k.it (prospection B2B), avec possibilité d’opposition à tout moment.

4.5. Sécurité et prévention des abus

Journalisation, détection de comportements anormaux, protection des données et des accès.
Base légale : intérêt légitime à assurer la sécurité de la plateforme.

5. QUI A ACCÈS AUX DONNÉES ?

  • équipes habilitées de media-k.it (technique, support, relation client, facturation) ;
  • prestataires agissant en sous-traitants (hébergement, email, paiement, etc.) dans un cadre contractuel incluant confidentialité et sécurité ;
  • autorités administratives ou judiciaires habilitées, lorsque la loi l’exige.

Les données ne sont jamais vendues à des tiers.

6. HÉBERGEMENT ET TRANSFERS HORS UE

La plateforme est hébergée par Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, États-Unis.
Certaines données techniques peuvent donc être transférées aux États-Unis. Vercel est certifié dans le cadre du EU–US Data Privacy Framework (DPF). Lorsque d’autres prestataires situés hors UE interviennent, media-k.it veille à mettre en place des garanties appropriées (décisions d’adéquation, clauses contractuelles types, etc.).

7. DURÉE DE CONSERVATION

  • données de compte et relation client : pendant la relation contractuelle, puis archivage jusqu’à 5 ans (sauf obligations plus longues) ;
  • données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice ;
  • logs techniques : quelques mois à 12 mois ;
  • données Événements (configurations, templates, statistiques, Activations) : durée de vie de l’Événement et des packs associés, puis jusqu’à 1 an après l’achat du pack avant suppression ou anonymisation, sauf obligation contraire ;
  • prospection B2B : jusqu’à 3 ans après le dernier contact émanant de la personne.

Les données peuvent être conservées plus longtemps si la loi l’impose ou pour défendre des droits en justice.

8. VOS DROITS

  • droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité (lorsque applicable) ;
  • droit de définir des directives post-mortem lorsque la loi le prévoit.

Pour exercer ces droits : contact@media-k.it (justificatifs possibles).
En cas de désaccord, réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr).

9. SÉCURITÉ

media-k.it met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables : prestataires disposant de garanties reconnues, contrôle des accès, stockage chiffré des mots de passe, principe du besoin d’en connaître. Aucun système n’étant infaillible, les procédures réglementaires seront suivies en cas d’incident (mesures correctives, notifications).

10. COOKIES

10.1. Cookies utilisés

Uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (gestion des sessions, sécurité, préférences). Pas de cookies publicitaires, de remarketing ou de mesure d’audience tiers à ce jour.

10.2. Paramétrage

Vous pouvez bloquer ou supprimer ces cookies via votre navigateur. Cela peut toutefois dégrader certaines fonctionnalités. Si de nouveaux cookies (analytics, tiers) sont déployés, un bandeau de consentement et une politique dédiée seront ajoutés.

11. ÉVOLUTIONS DE CETTE POLITIQUE

La politique pourra être modifiée (évolution de la plateforme, de la réglementation, de prestataires). La date de mise à jour restera visible en haut de page. En cas de changement substantiel, une information spécifique pourra être envoyée (plateforme ou email).

12. CONTACT

Pour toute question : contact@media-k.it

PRIVACY POLICY (ENGLISH VERSION)

Last update: 18 November 2025
In case of discrepancy, the French version prevails.

This policy explains how media-k.it processes personal data when:

  • visiting https://media-k.it or https://app.media-k.it;
  • professional customers use the media-k.it SaaS platform.

1. DATA CONTROLLER

media-k.it, sole proprietorship, 17 rue Lucien-Sampaix, 75010 Paris, France
SIREN 848 912 325 – SIRET 848 912 325 00026 – Paris Trade Register
Contact: contact@media-k.it

2. SCOPE

Applies to business contacts, platform Users (organization accounts), and website visitors. The platform is B2B-only. For Participants activated via the platform (exhibitors, sponsors, speakers, etc.), media-k.it acts as a processor on behalf of the Customer, who remains controller of its own processing.

3. DATA CATEGORIES

3.1. Contacts & Users

  • Identification and contact data (name, professional email, role, organization, preferred language).
  • Account data (login/email, encrypted password, profile settings).
  • Commercial relationship data (communications, demo requests, customer organization info, internal notes).

3.2. Events & platform data

  • Organization / Event information (name, type, visual templates, message models, parameters, links).
  • Participant data: by default, organization-level information (company name, booth number, participation type, invitation codes). No personal email or person name is collected unless configured by the Customer.
  • Usage analytics: Activations, visual generations/downloads, formats used, active Participants, CSV exports.

3.3. Technical data

  • Device/browser details.
  • Connection logs (date, time, visited pages, session ID, truncated or pseudonymized IP when available).
  • Strictly necessary cookies/trackers (see section 10).

3.4. Billing data

  • Legal entity, billing address, country, VAT number, invoice history.
  • Payment information (excluding full card details, handled by the payment provider).

4. PURPOSES & LEGAL BASES

  1. Providing the platform / contract performance (account management, feature access, support).
  2. Commercial relationship & billing (clients/prospects follow-up, invoicing, payments) based on contract performance and legal obligations.
  3. Product improvement & analytics (usage analysis, ergonomics, aggregated stats) based on media-k.it’s legitimate interest.
  4. B2B communications & marketing (responding to requests, product news, demo invites) based on legitimate interest with opt-out option.
  5. Security & abuse prevention (logging, intrusion detection, data protection) based on legitimate interest.

5. DATA RECIPIENTS

  • Authorized media-k.it teams (tech, support, customer success, billing).
  • Service providers acting as processors (hosting, email, payment, etc.) under contractual confidentiality and security clauses.
  • Competent authorities when required by law.

Data is never sold to third parties.

6. HOSTING & INTERNATIONAL TRANSFERS

Hosted by Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA.
Some technical data may transit to the United States. Vercel participates in the EU–US Data Privacy Framework. When other non-EU providers are involved, media-k.it ensures appropriate safeguards (adequacy decisions, Standard Contractual Clauses, etc.).

7. RETENTION PERIODS

  • Account & customer data: duration of the contractual relationship, then up to 5 years (unless longer legal requirements).
  • Billing data: 10 years after the financial year closing.
  • Technical logs: a few months up to 12 months.
  • Event data (configurations, templates, stats, Activations): lifetime of the Event and related packs, then up to 1 year after pack purchase before deletion or anonymization, unless otherwise required.
  • B2B prospecting data: up to 3 years after the last interaction initiated by the data subject.

Longer retention may apply to comply with laws or defend legal claims.

8. YOUR RIGHTS

Right of access, rectification, erasure, restriction, objection (including marketing), data portability (where applicable), and the right to define post-mortem instructions when allowed.
Exercise these rights via contact@media-k.it (ID proof may be requested).
If unresolved, contact the competent supervisory authority (France: CNIL – https://www.cnil.fr).

9. SECURITY

media-k.it implements reasonable technical and organizational safeguards: vetted providers, access controls, encrypted password storage, least-privilege access. No system is infallible; in case of an incident, required measures (mitigation, notifications) will be applied.

10. COOKIES

10.1. Cookies in use

Only strictly necessary cookies (session handling, security, technical preferences). No advertising, remarketing, or third-party analytics cookies at this stage.

10.2. Settings

You can block or delete these cookies via your browser, with possible feature degradation. If new cookies (analytics/third-party) are introduced, an appropriate consent banner and cookie policy will be provided.

11. POLICY UPDATES

The policy may change (platform updates, legal evolutions, new processors). The update date will stay at the top. Material changes may trigger specific notifications (platform message or email).

12. CONTACT

Questions: contact@media-k.it